RPAとAIを組み合わせて、システム間の転記作業を自動化する（受注メール→販売管理、Webフォーム→顧客台帳）

02仕組みの全体像

受注メールやWebフォームの内容をAIに渡し、会社名・品番・数量・納期などの項目に整理させます。結果はスプレッドシートの「確認リスト」に並び、担当者が内容を確認して承認します。承認された行だけを、RPAが販売管理システムや顧客台帳の画面に入力し、処理結果やエラーをリストに書き戻します。RPAは決まった操作、AIは文章の読み取りと判断の下書き、最終確認は人、という役割分担です。

03構築の手順

04そのまま使える指示文

受注メールから登録用の項目を抜き出す指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。

あなたは受注入力の担当者です。以下の受注メールを読み、販売管理システムに登録するための項目を次の形式で出力してください。

【取引先名】取引先マスタにある名称で
【取引先の担当者名】
【明細】品番 / 数量 / 希望納期（YYYY-MM-DD） を1行ずつ
【納品先】
【顧客区分の候補】既存 / 新規の可能性あり（理由も1行で）
【要確認】読み取れない・判断できない点と、その理由

注意：
- メールに書かれていない項目は推測で埋めず、空欄にして【要確認】に書いてください
- 品番・取引先名は以下のマスタと照合し、一致しないものは原文のまま【要確認】に入れてください
- 価格や納期の可否は判断しないでください

---
取引先マスタ：
{{取引先名の一覧}}
品番マスタ：
{{品番・品名の一覧}}

受注メール：
件名：{{件名}}
差出人：{{差出人}}
本文：
{{本文}}

05人が確認するポイント

AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。

• AIの抽出結果は担当者が原文と見比べて承認し、承認された行だけをRPAが登録する
• 「要確認」の項目や、新規顧客かどうかの判定は、人が確認してから登録する
• RPAの処理結果を毎日確認し、確認リストの件数とシステムに登録された件数が一致しているかを照合する
• 入力先システムの利用規約や社内ルールで、RPAによる操作やアカウントの使い方が認められているかを確認し、RPA用アカウントの権限は必要最小限にする
• 顧客情報をAIに渡すため、利用するAIサービスのデータの取り扱い（学習に使われない設定か）を確認する

06効果の測り方

導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。

試算例：1日30件の受注メールを1件6分かけて転記している場合、1日3時間、月20日で約60時間かかっています。AIの抽出結果を確認して承認する形にして1件1.5分にできれば月約15時間になり、約45時間を削減できます。実際の効果は、メールの書式のばらつき、入力先システムの仕様、RPAの停止頻度、ツールの利用料金によって変わります。

本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。