Excel・スプレッドシートの集計と月次レポートをAIで効率化する（関数づくり・データ整形・報告文の下書き）

02仕組みの全体像

販売管理や会計ソフトから書き出したデータをExcelやスプレッドシートに貼り、まずAIに整形のルールや必要な関数を作らせます。関数やピボットテーブルで集計した結果を確認したら、集計表をAIに渡して月次レポートの報告文を下書きさせます。数字の正しさの確認と、原因の判断・共有は担当者が行います。

03構築の手順

04そのまま使える指示文

集計表から月次レポートの報告文を下書きする指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。

あなたは中小企業の管理部門の担当者です。以下の月次集計表をもとに、社内向けの月次レポートの報告文を下書きしてください。

【対象月】{{例：2026年9月}}
【読み手】{{例：社長・部門長}}
【特に伝えたい観点】{{例：商品別の売上と粗利の変化}}

出力形式：
1. 今月のポイント（3行以内）
2. 前月・前年同月と比べて大きく変わった項目（表の数字をそのまま引用）
3. 担当者が背景を確認すべき点（「〜の理由を確認」の形で）

注意：
- 表にない数字は書かず、計算した値には計算方法を添えてください
- 増減の理由は推測であることが分かるように書き、断定しないでください

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集計表：
{{集計表を貼り付け}}

05人が確認するポイント

AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。

• AIが作った関数は、数行のデータで手計算と結果が一致するか確かめてから全体に使う
• 集計結果の合計が元データの合計と一致しているかを毎月確認する
• 報告文の「増減の理由」はAIの推測として扱い、担当者が事実を確認してから共有する
• 顧客名・取引金額などをAIに渡す場合は、利用するAIサービスのデータの取り扱いと社内ルールを確認し、不要な情報は伏せる
• 税務・会計上の判断が必要な数字の扱いは、AIの回答で決めず、税理士などの専門家に確認する

06効果の測り方

導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。

試算例：毎月の集計に5時間、報告文の作成に2時間、関数やエラーを調べる時間に1時間、合計8時間かけている場合、関数づくりと整形、報告文の下書きをAIに手伝わせて合計4時間にできれば、月約4時間、年間で約48時間を削減できます。実際の効果は、データの量や形式、レポートに求められる内容によって変わります。

本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。