01こんな課題に
- メールで届く請求書PDFを開き、取引先・金額・期日を会計ソフトに手で入力している
- 振込名義が社名と一致せず（カナ・略称・個人名）、どの請求の入金か判断に時間がかかる
- 支払漏れや督促の遅れが心配で、月末に担当者へ作業が集中する
- 経理の状況を経営者がすぐに把握できない
事例06
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02仕組みの全体像
Gmailで請求書が添付されたメールにラベルを付け、添付のPDFをGoogleドライブの決まったフォルダに保存します。保存されたPDFをAIが読み取り、「取引先」「請求番号」「金額（税込・税額）」「支払期日」「勘定科目の候補」をスプレッドシートの受取請求書一覧に追加します。担当者は一覧とPDFを見比べて確認し、freee会計に登録します。月末には、会計ソフトから出力した入金明細と自社の請求一覧を突き合わせ、関数で一致しなかったものだけをAIが照合候補として示します。
Gmail請求書つきメールにラベルを付ける
→Googleドライブ添付PDFを決まったフォルダに保存
→ChatGPT / ClaudePDFから取引先・金額・期日・科目候補を読み取る
→スプレッドシート受取請求書一覧に追加し、担当者が確認
→freee会計確認済みの内容を登録
→ChatGPT / Claude月末に入金明細と請求を照合し、候補を提示
03構築の手順
請求書が届く経路をそろえる
取引先からの請求書は、できるだけ経理用のメールアドレス（例：invoice@）に送ってもらうよう案内します。Gmailで「添付ファイルあり」かつ経理用アドレス宛てのメールに「請求書」ラベルを付けるフィルタを作ります。
PDFをドライブに自動保存する
ZapierやMake、Google Apps Scriptで、ラベル付きメールの添付PDFをGoogleドライブの「受取請求書／年月」フォルダに保存します。ファイル名に受信日と送信元を入れておくと、後から探しやすくなります。
AIでPDFの中身を読み取る
保存されたPDFをAIに渡し、取引先名・請求番号・請求日・支払期日・税込金額・消費税額・振込先・勘定科目の候補を、決まった形式で返させます。読み取った結果はスプレッドシートの受取請求書一覧に1行ずつ追加し、PDFへのリンクも残します。freee会計のファイルボックスの読み取り機能と組み合わせても構いません。
担当者が確認して会計ソフトに登録する
一覧には「確認済み」のチェック欄を用意し、担当者がPDFと見比べて金額と期日を確認します。勘定科目はAIの候補を参考に担当者が決め、freee会計に登録します。毎月の取引先は、科目のルールを一覧に追記していくと候補の精度が上がります。
月末の入金確認をAIに手伝わせる
自社の請求一覧と口座の入金明細をスプレッドシートに貼り、金額と振込名義が一致するものは関数で照合済みにします。一致しなかった入金だけをAIに渡し、名義のゆれ（カナ・略称）、振込手数料の差し引き、複数請求のまとめ払いを候補として示させます。
支払・入金の状況を一覧で見えるようにする
受取請求書の支払期日と、未入金の請求を1枚のシートにまとめ、期日が近いものに色を付けます。経営者も同じシートを見れば、今月の支払と入金の状況をすぐに把握できます。
04そのまま使える指示文
請求書PDFから会計に必要な項目を読み取る指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。
添付の請求書（PDF）から、次の項目を読み取ってください。
| 項目 | 値 |
|---|---|
| 取引先名 | |
| 請求番号 | |
| 請求日 | |
| 支払期日 | |
| 税込金額 | |
| 消費税額（10%・8%別） | |
| 振込先（銀行・支店・口座） | |
| 適格請求書発行事業者の登録番号 | |
| 勘定科目の候補 | |
| 確認が必要な点 | |
ルール：
- 読み取れない項目は「読み取れず」とし、推測で埋めない
- 金額は数字のみ（カンマなし）で書く
- 勘定科目の候補は、請求内容から考えられるものを1〜2個挙げ、理由を一言添える
- 合計金額と明細の合計が一致しない場合は「確認が必要な点」に書く
参考：当社でよく使う勘定科目と取引先ごとのルール
{{科目ルール}}05人が確認するポイント
AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。
- 会計ソフトへの登録と支払の実行は、必ず担当者が確認してから行う
- 金額・期日・振込先はAIの読み取り結果をPDFと見比べて確認する（特に振込先の変更には注意する）
- 取引先名・金額などの会計データを外部AIに渡す場合は、社内の情報管理ルールと利用サービスのデータの取り扱いを確認する
- 電子帳簿保存法に沿ったPDFの保存方法（保存場所・ファイル名・検索性）を、税理士とあわせて確認する
06効果の測り方
導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。
| 指標 | 測り方 |
|---|
| 請求書1枚あたりの入力時間 | 受信から会計ソフト登録までの時間 |
| 月末の入金確認にかかる時間 | 照合作業の所要時間 |
| 入力ミス・支払漏れ | 修正した件数・期日を過ぎた件数 |
試算例：月100枚の請求書の入力に1枚5分（約8時間）、80件の入金確認に1件3分（約4時間）かかっている場合、月に約12時間です。入力を確認のみの1枚1分にし、入金確認の大半を自動照合できれば、月約3時間に短縮できます。
本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。
