01こんな課題に
- 毎月、顧問先ごとに資料の催促メールを書いており、文面づくりに時間がかかる
- どの顧問先から何が届いていないかを、担当者の記憶やメモで管理している
- 「この領収書は経費になりますか」など、似た質問への回答を毎回ゼロから書いている
- 月次報告に添えるコメントが担当者ごとに書き方がばらばらで、作成にも時間がかかる
事例23
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02仕組みの全体像
顧問先ごとに毎月必要な資料をGoogleスプレッドシートの回収台帳で管理し、届いた資料にチェックを入れます。未着の資料一覧をAIに渡して、顧問先ごとの催促文の下書きを作らせます。よくある質問には事務所で確認済みの回答集をもとにAIが回答案を作り、月次の数字（前月比など）からは報告コメントの下書きを作ります。税務上の判断や最終的な文面の確認は、税理士・担当者が行います。
Googleスプレッドシート顧問先ごとの必要資料と回収状況を台帳で管理する
→ChatGPT / Claude未着資料の一覧から、顧問先ごとの催促文の下書きを作る
→Gmail担当者が下書きを確認・修正して送信する
→ChatGPT / Claude事務所の回答集をもとに、よくある質問への回答案を作る
→会計ソフト月次の数字を出力し、AIで報告コメントの下書きを作って税理士が確認する
03構築の手順
資料回収台帳を作る
Googleスプレッドシートに「顧問先名」「担当者」「必要資料（通帳コピー・領収書・請求書・給与データなど）」「締切日」「受領日」「備考」の列を作ります。顧問先ごとに毎月必要な資料をあらかじめ登録しておくと、未着の資料が一目で分かります。
催促文の下書きをAIに作らせる
締切を過ぎても受領日が空欄の行を抜き出し、顧問先名・未着資料・締切日をAIに渡して催促文を作らせます。1回目は柔らかく、2回目以降は期限を明確にするなど、回数に応じたトーンを指示に入れておくと使いやすくなります。
不足資料のチェックに使う
届いた資料の一覧（ファイル名や内容のメモ）と、前月までに届いていた資料の一覧をAIに渡し、「先月はあったが今月はないもの」を挙げさせます。AIの指摘はあくまで確認のきっかけとして使い、実際に不足しているかどうかは担当者が判断します。
よくある質問の回答集を整える
顧問先からよく来る質問と、税理士が確認した回答をスプレッドシートやドキュメントにまとめます。AIにはこの回答集の範囲で回答案を作らせ、回答集にない質問や個別の判断が必要な質問は「税理士に確認」と返すよう指示します。
月次コメントの下書きを作る
会計ソフトから出力した月次の売上・経費・利益と前月・前年同月の数字をAIに渡し、変化の大きい項目を事実ベースで説明する下書きを作らせます。節税策や経営判断に関わる助言は、AIに書かせず税理士が追記します。
情報管理のルールを決める
税理士には守秘義務があるため、AIに入力してよい情報の範囲を事務所で決めておきます。顧問先名を記号に置き換える、入力データが学習に使われない設定やプランを選ぶなど、運用ルールを文書にして職員全員で共有します。
04そのまま使える指示文
未着資料の催促メールを下書きする指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。
あなたは{{事務所名}}の事務担当です。以下の顧問先に、まだ届いていない資料の提出をお願いするメールの下書きを作ってください。
# 条件
- 丁寧で、相手を責めない文面にする
- 未着の資料を箇条書きで分かりやすく示す
- 提出期限と提出方法を明記する
- 催促の回数が2回目以降の場合は、期限を過ぎると月次の処理が遅れる旨をやわらかく伝える
- 税務上の判断や助言は書かない
- 件名と本文を分けて出力する
# 情報
顧問先名：{{顧問先名}}
ご担当者名：{{ご担当者名}}
対象月：{{対象月}}
未着の資料：{{未着資料の一覧}}
提出期限：{{提出期限}}
提出方法：{{提出方法}}
催促の回数：{{回数}}回目
事務所の担当者名：{{担当者名}}05人が確認するポイント
AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。
- 催促文・回答案・月次コメントは、送信前に担当者または税理士が内容を確認する
- 税務上の判断（経費になるか、申告方法など）はAIに決めさせず、税理士が判断して回答する
- 守秘義務を踏まえ、AIに入力する情報の範囲と、学習に使われない設定かどうかを事前に確認する
- AIが挙げた不足資料は確認のきっかけとして扱い、実際の不足は担当者が台帳と照らして判断する
- 月次コメントの数字が会計ソフトの数値と一致しているかを確認してから顧問先に渡す
06効果の測り方
導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。
| 指標 | 測り方 |
|---|
| 資料回収の完了日 | 回収台帳で、顧問先ごとに全資料がそろった日付を記録 |
| 催促メール作成にかかる時間 | 月ごとに催促作業にかかった合計時間を担当者が記録 |
| 下書きの修正量 | そのまま使えた / 一部修正 / 書き直し の3段階で記録 |
試算例：顧問先40件に対し、催促・質問回答・月次コメントの文面づくりに1件あたり月30分かけている場合、月20時間かかっています。AIの下書きを確認・修正する形にして1件あたり15分にできれば月10時間になり、約10時間を削減できます。実際の効果は、顧問先の数や資料のやり取りの方法、確認にかける時間によって変わります。
本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。
