01こんな課題に
- 問い合わせが共有アドレスに届き、誰が対応しているか分からない
- 対応状況をスプレッドシートに手で転記しており、漏れや二重対応が起きる
- 似た質問に毎回ゼロから返信文を書いている
- 過去のやり取りを探すのに受信トレイを何度も検索している
事例02
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02仕組みの全体像
Gmailに届いた問い合わせを連携ツール（ZapierやMakeなど）が検知し、本文をAIに渡して「要約」「種別」「緊急度」「返信の下書き」を作らせます。その結果をNotionの問い合わせデータベースに1件1ページで登録し、担当者・ステータスで管理します。返信は人が下書きを確認・修正してからGmailで送ります。
Gmail問い合わせを受信し、フィルタで専用ラベルを付ける
→Zapier / Makeラベル付きメールを検知して本文を取得
→ChatGPT / Claude要約・種別・緊急度・返信案を作成
→Notion問い合わせDBに登録し、担当者とステータスで管理
→Gmail担当者が返信案を確認・修正して送信
03構築の手順
Gmailで問い合わせだけを仕分ける
問い合わせフォームの通知元アドレスや宛先（info@ など）を条件にフィルタを作り、「問い合わせ」ラベルを自動で付けます。営業メールや通知メールを混ぜないことが、後工程の精度を左右します。
Notionに問い合わせデータベースを作る
プロパティは「件名」「顧客名」「メールアドレス」「受信日時」「種別（セレクト）」「緊急度（セレクト）」「要約」「返信案」「担当者（ユーザー）」「ステータス（未対応・対応中・返信済み・完了）」が基本です。種別の選択肢は、過去1〜2か月の問い合わせを見て5〜8個程度に絞ります。
連携ツールでGmailとAIをつなぐ
トリガーを「Gmailで特定ラベルの新着メール」に設定し、次のステップでAI（OpenAIやAnthropicの連携アクション）に本文を渡します。出力は後でNotionの各項目に入れやすいよう、項目ごとに区切った形式で返すよう指示します。
AIの出力をNotionに登録する
Notionの「データベースにページを作成」アクションで、AIが返した要約・種別・緊急度・返信案を各プロパティに割り当てます。本文の原文もページ本文に貼っておくと、後から確認しやすくなります。
担当者への通知と運用ルールを決める
緊急度が「高」のものだけSlackやメールで通知する、毎朝ステータスが「未対応」の一覧を確認する、といったルールを決めます。返信は必ず人が確認してから送る運用を最初に明文化しておきます。
よくある質問をテンプレート化する
1か月運用すると、種別ごとの件数と典型的な返信が見えてきます。よく使う回答をNotionにFAQとしてまとめ、AIへの指示に「このFAQを優先して使う」と加えると、返信案の質が安定します。
04そのまま使える指示文
問い合わせを要約・分類し、返信案を作る指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。
あなたは株式会社〇〇の問い合わせ担当です。以下の問い合わせメールを読み、次の形式で出力してください。
【要約】2〜3行で、相手が何を求めているか
【種別】料金 / 導入相談 / 不具合・トラブル / 予約・日程 / 請求・支払い / その他 から1つ
【緊急度】高 / 中 / 低（不具合・期限のある依頼は高）
【返信案】丁寧なビジネスメールの文面。分からない点は推測で答えず「確認のうえご連絡します」とする。価格・納期・契約条件は具体的な数字を書かない。
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件名：{{件名}}
差出人：{{差出人}}
本文：
{{本文}}05人が確認するポイント
AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。
- 返信案は必ず担当者が読んでから送る（自動送信にしない）
- 価格・納期・契約・返金など、約束になる内容はAIに書かせず人が記入する
- 個人情報を扱うため、連携ツールとAIサービスのデータの取り扱い（学習に使われない設定か）を確認する
- 種別の分類がずれていないか、最初の2週間は毎日目視で確認する
06効果の測り方
導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。
| 指標 | 測り方 |
|---|
| 1件あたりの一次対応時間 | 受信から返信送信までの時間をNotionの日時プロパティで記録 |
| 未対応のまま残った件数 | 毎朝のステータス「未対応」件数 |
| 返信案の修正量 | そのまま使えた / 一部修正 / 書き直し の3段階で担当者が記録 |
試算例：月150件の問い合わせに1件10分かけている場合、返信づくりに月25時間かかっています。AIの下書きを確認・修正する形にして1件4分にできれば、月約10時間になり、約15時間を削減できます。実際の効果は、問い合わせの内容や件数によって変わります。
本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。
