01こんな課題に
- 電話が鳴るたびに作業が止まり、集中が続かない
- かかってくる電話の多くが営業電話で、取り次ぎの手間だけがかかる
- 担当者が不在のときの伝言メモが不正確で、折り返しが遅れる
- 営業時間外や休日の電話に対応できず、機会を逃している
事例04
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02仕組みの全体像
AI電話応対サービスを使い、代表電話（または転送先の番号）にかかってきた電話にAIが自動で応答します。AIは名前・会社名・用件・折り返し先を聞き取り、予約や営業時間などのよくある質問にはその場で答えます。通話は文字起こしされ、AIが「要件・緊急度・折り返しの要否」を要約してSlackに通知します。営業電話と判断したものは丁寧にお断りし、緊急の電話や人と話したいという希望があれば担当者に転送します。対応履歴はスプレッドシートやNotionに残し、折り返しの漏れを防ぎます。
AI電話応対サービス電話に自動応答し、名前・用件を聞き取る
→AI電話応対サービスよくある質問にはその場で回答、緊急時は担当者に転送
→ChatGPT / Claude通話を要約し、緊急度と折り返しの要否を判定
→Slack担当チャンネルに用件の要約を通知
→スプレッドシート / Notion対応履歴を記録し、折り返し漏れを防ぐ
03構築の手順
電話の内訳を1〜2週間記録する
かかってくる電話を「顧客からの問い合わせ」「予約・日程」「取引先」「営業電話」「その他」に分けて数えます。営業電話やよくある質問の割合が分かると、AIに任せられる範囲と効果が見えてきます。
AI電話応対サービスを選ぶ
日本語の音声応答、通話の録音・文字起こし、Slackなどへの通知、担当者への転送ができるサービスを選びます。今の電話番号のまま転送で使えるか、月額料金と通話料、通話データの取り扱いを比較します。
応答のシナリオをつくる
最初のあいさつ、聞き取る項目（名前・会社名・用件・折り返し先）、よくある質問への回答（営業時間・所在地・予約方法など）、営業電話へのお断りの文言、人に転送する条件（緊急・クレーム・本人の希望）を決めます。お客様が戸惑わないよう、最初に「AIが応答している」ことを伝えます。
Slackへの通知と担当の振り分けを設定する
通話の要約を、用件ごとに担当チャンネルへ通知します。AIに「要件」「緊急度」「折り返しの要否」「希望の連絡方法」を決まった形式でまとめさせると、担当者は通知を見るだけで次の行動を決められます。
折り返しの管理と改善を続ける
折り返しが必要な電話はスプレッドシートやNotionに自動で記録し、対応済みにチェックを付けます。月に一度、AIが答えられなかった質問や転送が多かった用件を見直し、シナリオを改善します。
04そのまま使える指示文
通話の文字起こしから用件を要約する指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。
以下は、当社の代表電話にかかってきた通話の文字起こしです。次の形式で要約してください。
【相手】会社名・お名前（聞き取れない場合は「不明」）
【種別】顧客からの問い合わせ / 予約・日程 / 取引先 / 営業電話 / その他
【用件】2〜3行で
【緊急度】高 / 中 / 低（クレーム・トラブル・当日の予定に関わるものは高）
【折り返し】要 / 不要
【連絡先】電話番号・メールアドレス・希望の時間帯
聞き取れなかった部分は推測で補わず、「聞き取れず」と書いてください。
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{{文字起こし}}05人が確認するポイント
AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。
- 通話の冒頭で、AIが応答していることと録音していることを伝える
- クレーム・緊急の用件・人と話したいという希望があった場合は、必ず担当者に転送する
- AIが答えてよい範囲（営業時間・所在地など）を決め、料金や契約条件はAIに答えさせない
- 通話の録音・文字起こしデータの保存期間と、サービス側のデータの取り扱いを確認する
06効果の測り方
導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。
| 指標 | 測り方 |
|---|
| 電話で作業が中断された回数 | 1日あたりに担当者が電話に出た回数 |
| 営業電話の割合 | AIが営業電話としてお断りした件数 |
| 折り返しまでの時間 | 着信から折り返しまでの時間・折り返し漏れの件数 |
試算例：1日20件、1件5分の電話を受けている場合、月（20営業日）に約33時間かかっています。営業電話やよくある質問など6割をAIで完結できれば、人が対応するのは月約13時間になり、作業の中断も大きく減ります。
本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。
