01こんな課題に
- 業務のやり方が担当者の頭の中にしかなく、休みや退職のときに困る
- マニュアルを作ろうとしても、文章にまとめる時間が取れない
- 作ったマニュアルが古くなり、実際の手順と合わなくなっている
- 新人への説明を毎回口頭でしており、教える側の時間が取られる
事例17
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02仕組みの全体像
担当者が実際の作業画面を録画しながら、何をしているか・なぜそうするかを口頭で説明します。その音声を文字起こしし、AIに「目的」「準備するもの」「手順」「注意点」「よくあるミス」の形で手順書に整理させます。AIが聞き取れなかった箇所や曖昧な箇所は「確認事項」として出させ、担当者が確認・修正し、画面のスクリーンショットを加えてGoogleドキュメントやNotionに保存します。各マニュアルに「最終更新日」と「次回見直し日」を付け、手順が変わったら変更点を話してAIに改訂案を作らせる流れで更新し続けます。
画面録画ツール（Loom など）作業しながら画面を録画し、口頭で手順と理由を説明する
→文字起こしツール録画の音声をテキストにする
→ChatGPT / Claude文字起こしを手順書の形に整理し、確認事項を一覧にする
→Googleドキュメント / Notion担当者が確認・修正し、スクリーンショットを加えて保存する
→ChatGPT / Claude手順が変わったら変更点をもとに改訂案を作り、人が確認して反映する
03構築の手順
マニュアル化する業務を選ぶ
まずは「月に1回以上ある」「特定の人しかできない」「ミスが起きると困る」業務を5〜10個書き出し、優先順位を付けます。最初は手順が比較的はっきりしている業務から始めると、仕組みに慣れやすくなります。
マニュアルのテンプレートを決める
GoogleドキュメントやNotionに「目的」「対象者」「準備するもの」「手順」「注意点」「よくあるミス」「最終更新日」「次回見直し日」「担当者」の欄を持つテンプレートを作ります。形がそろっていると、読む側も探しやすくなります。AIへの指示にもこの形を書いておきます。
作業しながら画面録画で説明する
担当者は普段どおり作業しながら、「今〇〇の画面を開いています」「ここは△△なので□□を選びます」と、操作と理由を声に出して録画します。きれいに話す必要はなく、言い直しや雑談が入っても問題ありません。パスワードや顧客情報が映る画面は録画しないか、後で隠します。
文字起こしからAIで手順書のたたき台を作る
録画ツールや文字起こしツールでテキストにし、下の指示文と一緒にAIに渡します。AIには、聞き取れなかった部分や判断の基準が曖昧な部分を「確認事項」として別に出させます。推測で手順を補わせないことが、正確なマニュアルにするポイントです。
担当者が確認し、画面の画像を加える
たたき台を担当者が読み、確認事項に答えながら手順を修正します。操作が分かりにくい箇所には録画からスクリーンショットを切り出して貼ります。可能なら、その業務をしたことがない人に一度マニュアルどおりに作業してもらい、つまずいた箇所を直します。
更新し続ける運用を決める
システムの画面変更や手順の変更があったら、担当者が変更点を短く録画または箇条書きにし、既存のマニュアルと一緒にAIに渡して改訂案を作らせます。各マニュアルの「次回見直し日」を3〜6か月後に設定し、NotionのデータベースやGoogleカレンダーで見直し時期が分かるようにしておきます。
04そのまま使える指示文
作業説明の文字起こしから手順書のたたき台を作る指示文です。{{ }}の部分を自社の内容に置き換えて使ってください。
あなたは業務マニュアルの編集者です。以下は、担当者が作業画面を操作しながら説明した内容の文字起こしです。これをもとに、初めてこの業務を行う人が読んで作業できる手順書のたたき台を作ってください。
【出力の形式】
■ 業務名：{{業務名}}
■ 目的：この業務を何のために行うか（1〜2行）
■ 準備するもの：必要なツール・ファイル・権限
■ 手順：番号付きで、1つの手順に1つの操作を書く。画面名やボタン名は文字起こしにある表記のまま使う
■ 注意点：間違えやすい点、判断が必要な点
■ よくあるミスと対処
■ 確認事項：文字起こしから読み取れなかった点、聞き取れなかった点、判断の基準が曖昧な点を箇条書きで
【ルール】
・文字起こしにない手順や判断基準を推測で補わない。不明な点は「確認事項」に書く
・雑談や言い直しは省く
・です・ます調で書く
---
【文字起こし】
{{文字起こしテキスト}}05人が確認するポイント
AIは下書きと整理を担当し、判断と最終確認は人が行う設計にしています。
- AIが作った手順は、その業務の担当者が実際の操作と照らし合わせて確認する
- 「確認事項」に挙がった点をすべて解消してから公開する
- 録画や文字起こしに、パスワード・顧客情報・個人情報が含まれていないか確認し、含まれる場合は削除・マスキングする
- 経理・労務・法令に関わる手順は、判断の基準を担当者や専門家が確認したうえで記載する
- 「次回見直し日」が過ぎたマニュアルがないか、月1回確認する
06効果の測り方
導入前に次の指標を1〜2週間記録しておくと、導入後の変化を比べられます。
| 指標 | 測り方 |
|---|
| マニュアル1本あたりの作成時間 | 録画開始から公開までにかかった時間を担当者が記録 |
| マニュアル化できた業務の数 | 最初に洗い出した業務一覧のうち、公開済みになった数を月ごとに集計 |
| 新人からの手順に関する質問の数 | マニュアル公開前後で、教育担当が受けた質問の件数を比較 |
試算例：20本のマニュアルを作るのに、1本あたり4時間（文章作成・画像貼り付け・確認）かかる場合、合計80時間です。画面録画での説明に30分、AIのたたき台の確認・修正と画像追加に1時間の計1.5時間にできれば、合計30時間となり、約50時間を削減できます。実際の効果は、業務の複雑さや確認にかかる時間によって変わります。
本資料は、Curioが自社業務や支援の中で扱っている業務テーマをもとに、一般的な構成と手順をまとめたものです。各ツールの機能・料金は変更されることがあるため、導入時に最新の情報をご確認ください。
